Руководство пользователя программной платформы AssistNow

2.1. Роли платформы

Один человек может совмещать несколько ролей. Наличие административной роли не отменяет проверку прав на конкретный проект, пространство, документ или подключение.

2.2. Основные рабочие объекты

4.1. Интерфейсы облачной редакции

В on-premise-редакции доменное имя предоставляет администратор лицензиата. Состав путей может сохраняться, но полный адрес определяется конфигурацией конкретной установки.

Пользователь должен открывать только адрес, полученный от администратора организации или правообладателя. Перед вводом адреса электронной почты и одноразового кода следует проверить доменное имя и наличие защищённого HTTPS-соединения.

4.2. Вход по одноразовому коду

1. Откройте нужный интерфейс AssistNow.
2. В форме «Вход в личный кабинет» введите рабочий адрес электронной почты.
3. Нажмите «Отправить код».
4. Откройте письмо от AssistNow.
5. Введите последний полученный код в поле «Введите код подтверждения».
6. Нажмите «Войти».

После успешной проверки открывается интерфейс, разрешённый роли пользователя. Постоянный пароль для обычного входа не используется.

Одноразовый код нельзя сообщать другому человеку, пересылать в чат или включать в обращение в поддержку.

4.3. Если письмо или код не принимается

Проверьте последовательно:

1. правильно ли введён рабочий адрес электронной почты;
2. зарегистрирован ли этот адрес администратором организации;
3. нет ли письма в папках «Спам», «Рассылки» или «Нежелательная почта»;
4. используется ли последний полученный код;
5. не добавлены ли к коду пробелы;
6. не истёк ли срок действия кода.

Если код истёк, запросите новый и используйте только его. Несколько последовательных запросов могут привести к тому, что действительным останется последнее письмо.

Если письмо не поступает повторно, сообщите администратору адрес пользователя и время попытки. Не отправляйте сам одноразовый код.

4.4. Завершение и восстановление сессии

Для завершения работы используйте команду «Выйти». На общем или чужом компьютере после выхода закройте браузер и удалите скачанные файлы, если их хранение не разрешено организацией.

При сообщении об окончании или разрыве сессии:

1. сохраните локально уже скачанные результаты;
2. используйте команду «Повторить», если она отображается;
3. если сессия не восстановилась, выполните вход заново;
4. откройте тот же чат, проект или задачу и проверьте фактическое состояние до повторного запуска операции.

6.1. Создание чата

1. Нажмите знак «+» рядом с разделом «Чаты» либо команду «Начать новый чат».
2. При наличии выбора укажите доступную модель.
3. Введите задачу в поле сообщения.
4. Нажмите кнопку отправки.

Клавиша Enter отправляет сообщение. Сочетание Shift+Enter добавляет новую строку.

Пока формируется ответ, повторная отправка может быть недоступна. Не обновляйте страницу и не создавайте дубликат чата только из-за того, что ответ не появился немедленно.

6.2. Как формулировать запрос

Для получения проверяемого результата укажите:

• конечную цель;
• исходный контекст;
• ограничения и обязательные условия;
• желаемый формат ответа;
• язык и требуемую подробность;
• критерии, по которым результат следует проверить.

Для составной задачи укажите конечный результат и критерии приёмки: агент сможет построить план и выполнить несколько разрешённых действий. Если вопрос должен учитывать документы проекта, создайте чат внутри соответствующего проекта.

6.3. Работа с ответом

После получения ответа пользователь может:

• задать уточняющий вопрос в том же чате;
• скопировать ответ;
• скопировать отдельный блок программного кода;
• открыть ссылку на источник, если она предоставлена;
• открыть доступный документ в средстве просмотра;
• скачать сформированный файл из панели «Документы», если файл подготовлен агентом.

Ответ ИИ может содержать фактические ошибки, неполные сведения или неверные выводы. Перед практическим применением проверяйте факты, расчёты, ссылки, код и сформированные документы. Юридически, финансово, кадрово или технически значимые решения должны проверяться ответственным специалистом.

6.4. Управление чатами

Для доступного чата могут быть предусмотрены следующие действия:

• открыть;
• переименовать;
• закрепить или снять закрепление;
• удалить после подтверждения.

Название должно позволять отличить диалог от других рабочих обсуждений. Перед удалением сохраните необходимые ответы и файлы: пользователь не должен рассчитывать на возможность самостоятельного восстановления удалённого чата.

7.1. Запуск агентной задачи

1. Создайте или откройте чат.
2. Выберите подходящую модель.
3. При необходимости выберите личный навык.
4. Выберите только те подключения, которые нужны для данной задачи.
5. Прикрепите исходные файлы кнопкой вложений.
6. Опишите конечный результат, ограничения и критерии приёмки.
7. Отправьте сообщение.

Интерфейс принимает вложения поддерживаемых типов, включая текстовые и конфигурационные файлы, Markdown, CSV, JSON, YAML, XML, HTML, журналы, SQL, исходные тексты Python и JavaScript/TypeScript, а также DOCX, XLSX/XLS, PPTX и PDF.

Перед отправкой проверьте, что выбран правильный файл и что его передача разрешена правилами организации.

7.2. Наблюдение за выполнением

Во время выполнения интерфейс может показывать:

• план работы;
• текущие операции;
• обращение к разрешённым инструментам;
• подготовленные промежуточные материалы;
• итоговый ответ;
• состояние завершения или ошибки.

План и сообщения о ходе работы не являются готовым результатом. Длительная операция может продолжаться на сервере. После повторного входа откройте тот же чат и дождитесь восстановления состояния.

7.3. Остановка и повтор задачи

Для прекращения текущего запуска нажмите «Остановить агента». Уже подготовленная часть ответа или отдельные документы могут сохраниться, но остановленная задача не считается завершённой.

Перед повтором после ошибки:

1. прочитайте сообщение о состоянии;
2. сохраните пригодные промежуточные результаты;
3. проверьте доступность исходных файлов и подключений;
4. уточните формулировку задачи;
5. повторите выполнение в том же чате, если сохранение контекста необходимо.

7.4. Документы результата

Сформированные агентом файлы отображаются в панели «Документы». Для одного имени файла могут существовать несколько версий.

Кнопка загрузки в основной строке скачивает последнюю доступную версию. Предыдущую версию следует выбирать отдельно из списка версий.

После скачивания:

1. убедитесь, что файл открывается штатным приложением;
2. проверьте имя и формат;
3. сопоставьте содержимое с исходной задачей;
4. проверьте расчёты, ссылки и полноту;
5. сохраните принятую версию в установленной организацией системе хранения.

8.1. Предпочтения

Во вкладке «Предпочтения» задаются общие указания, которые ассистент учитывает во всех проектах, например язык, стиль и желаемый формат ответа.

После изменения нажмите «Сохранить». Не помещайте в общие предпочтения пароли, токены, ключи, одноразовые коды и сведения, которые не должны применяться ко всем диалогам.

Предпочтения помогают сформировать ответ, но не отменяют системные ограничения, права доступа и явные требования конкретной задачи.

8.2. Мои навыки

Личный навык — сохранённая инструкция для повторяющегося сценария.

Чтобы создать навык:

1. откройте вкладку «Мои навыки»;
2. нажмите «Создать навык»;
3. укажите понятное название;
4. добавьте краткое описание назначения;
5. в поле инструкции опишите порядок работы, ограничения и формат результата;
6. включите навык;
7. сохраните его.

В чате выбирайте только навыки, относящиеся к текущей задаче. Отключённый навык сохраняется в настройках, но не применяется. Перед удалением навыка убедитесь, что его текст сохранён, если он потребуется в дальнейшем.

8.3. Личные подключения

Во вкладке «Подключения» отображаются внешние сервисы, разрешённые организацией, и личные подключения, если их создание допускается политикой организации.

Для подключения сервиса:

1. откройте карточку подключения;
2. ознакомьтесь с назначением и доступными действиями;
3. выполните предусмотренную авторизацию;
4. сохраните параметры;
5. выполните проверку, если она предусмотрена;
6. в агентном чате выберите подключение для конкретной задачи.

Пользователь может выбирать только доступные ему подключения и действия. Он не может расширить правила, установленные администратором организации.

Секреты подключения вводятся только в предназначенные для этого поля. Не вставляйте их в чат, описание навыка, название проекта или обычное письмо в поддержку.

После отзыва доступа отключите подключение в AssistNow и при необходимости завершите авторизацию на стороне внешнего сервиса.

9.1. Создание проекта

1. Нажмите «Создать проект» либо знак «+» рядом с разделом «Проекты».
2. Введите понятное название.
3. При необходимости добавьте исходные файлы.
4. Нажмите «Создать проект».
5. Не закрывайте страницу, пока выполняется создание и первоначальная загрузка.

За одну операцию можно выбрать не более 20 файлов. Пользовательский интерфейс поддерживает следующие форматы проекта:

• видео: MP4, MOV, AVI, MKV, WMV, WEBM;
• аудио: MP3, WAV, M4A, FLAC, OGG;
• документы и данные: DOCX, PDF, TXT, CSV, XLSX, XLS, PPTX.

Предельный размер видеофайла — 3000 МиБ, другого файла — 512 МиБ. Фактическая установка может применять более строгие ограничения, о чём интерфейс сообщает до загрузки или в ответе сервера.

Проект может быть создан, даже если отдельный файл загрузить не удалось. После открытия проверьте состояние каждого файла и повторно добавьте только проблемный материал.

9.2. Рабочая область проекта

Страница проекта содержит:

• название и роль текущего пользователя;
• команду «Настройки проекта»;
• чаты проекта;
• библиотеку файлов;
• состояния загрузки и обработки;
• предупреждение о частичной готовности, если обработаны не все материалы.

Новый чат внутри проекта создаётся знаком «+» в разделе «Чаты проекта» или соответствующей командой. Такой чат получает доступ только к тем материалам проекта, которые обработаны и разрешены текущему пользователю.

Самостоятельный чат вне проекта не получает доступ к пользовательским документам проекта автоматически.

9.3. Добавление и обработка файлов

Владелец или редактор может добавлять файлы в библиотеку. После загрузки материал проходит серверную обработку.

Наличие файла в списке не означает, что его содержимое уже участвует в ответах. Ориентируйтесь на итоговое состояние.

9.4. Вопросы по документам и проверка источников

1. Откройте нужный проект.
2. Убедитесь, что нужный файл находится в состоянии «Готов».
3. Создайте или откройте чат проекта.
4. В вопросе назовите документ, тему и желаемый формат ответа.
5. Дождитесь ответа.
6. Откройте ссылки на источники и сопоставьте вывод с исходным материалом.

Отсутствие ожидаемого ответа может означать, что документ ещё обрабатывается, не относится к вопросу, не распознан, недоступен пользователю либо вопрос сформулирован слишком широко.

9.5. Настройки и доступ к проекту

Откройте «Настройки проекта». Владелец может:

• изменить название;
• задать предпочтения для чатов проекта;
• перейти на вкладку «Доступ»;
• предоставить пользователю право просмотра или редактирования;
• изменить либо отозвать ранее выданное право.

Перед сохранением проверьте выбранного пользователя и уровень доступа. После изменения рекомендуется проверить проект под учётной записью участника либо получить его подтверждение.

Редактор и участник с правом просмотра видят только разрешённые им операции. Если настройки доступны только для чтения, изменение должен выполнить владелец проекта.

9.6. Удаление объектов проекта

Удаление чата, файла или проекта выполняется после подтверждения.

Перед подтверждением:

1. проверьте название объекта;
2. убедитесь, что обработка не выполняется;
3. сохраните необходимые ответы и результаты;
4. оцените влияние на других участников.

Удаление файла лишает последующие ответы доступа к его содержимому. Удаление проекта затрагивает его библиотеку и связанные рабочие области.

11.1. Работа обычного пользователя

Пользователь получает ответы только по материалам, доступным его организации, роли и группам. Если ответ содержит ссылку на источник, документ открывается только при наличии соответствующего права.

При работе с корпоративными материалами:

1. выберите ассистента или рабочую область, связанную с нужной базой знаний;
2. сформулируйте вопрос с указанием темы и требуемой точности;
3. откройте приведённые источники;
4. сопоставьте ответ с исходным документом;
5. при отсутствии доступа обратитесь к администратору, не просите другого пользователя переслать закрытый материал в чат.

11.2. Пространства

Пространство отделяет набор документов и пользователей от других наборов базы знаний.

Чтобы создать пространство:

1. откройте «Пространства»;
2. нажмите кнопку добавления;
3. укажите название;
4. выберите пользователей;
5. сохраните изменение;
6. проверьте появление пространства у пользователя с нужной ролью.

11.3. Статические и динамические группы

Статическая группа содержит явно выбранных пользователей. При кадровых изменениях её состав обновляется вручную.

Динамическая группа формируется по заданным условиям, например по имени, email, организации или подразделению. После изменения условий обязательно проверьте итоговый список: слишком широкое правило может непреднамеренно расширить доступ.

11.4. Папки и документы

1. Раскройте раздел «Документы» и выберите пространство.
2. Выберите существующую папку либо создайте новую.
3. Укажите понятное название и описание содержимого.
4. Настройте доступ пользователей и групп.
5. Загрузите документы.
6. Дождитесь окончания обработки.
7. Выполните контрольный запрос от имени пользователя целевой группы.

Описание содержимого должно кратко объяснять, какие сведения находятся в папке или документе и для каких запросов их следует использовать.

Перед удалением папки проверьте её название, вложенные материалы и права пользователей. Удаление родительского объекта может затронуть вложенные документы.

12.1. Создание задачи

1. Откройте интерфейс бизнес-анализа.
2. Нажмите «Создать задачу».
3. Укажите «Наименование задачи».
4. Сохраните задачу и перейдите к входным файлам.
5. Нажмите «Добавить файлы».
6. При необходимости измените порядок файлов.
7. После окончания загрузки запустите обработку.
8. Закройте форму или вернитесь к списку: длительная обработка выполняется на сервере.

Поддерживаются TXT, DOCX, PDF, MP4, MOV, AVI, MKV, WMV, WEBM, MP3, WAV, M4A, FLAC и OGG. Предельный размер видеофайла — 3000 МиБ, другого файла — 512 МиБ. Для запуска требуется хотя бы один успешно загруженный файл.

Порядок файлов может влиять на последовательность анализа. Перед запуском убедитесь, что материалы расположены логично и относятся к одной задаче.

12.2. Состояния задачи

Не создавайте повторную задачу только потому, что обработка занимает длительное время. Нажмите «Обновить» и проверьте состояние существующей задачи.

12.3. Получение и проверка результатов

Откройте завершённую задачу. Результаты можно скачивать по отдельности или командами «Скачать все результаты» и «Скачать одним архивом».

Для состояния «Готово частично» сначала сохраните доступные файлы, затем ознакомьтесь с сообщением об ошибке. Отсутствие одного результата не означает непригодность остальных.

После скачивания проверьте:

• полноту расшифровки исходных материалов;
• правильность имён участников и ролей;
• требования, ограничения, исключения и открытые вопросы;
• корректность связей и обозначений в BPMN-материалах;
• отсутствие выводов, не подтверждённых исходными файлами;
• открытие каждого файла штатным приложением.

13.1. Пользователи и роли

Администратор организации открывает раздел «Пользователи» и создаёт либо изменяет учётные записи в пределах своей организации.

Для пользователя могут задаваться имя, фамилия, адрес электронной почты, организация, подразделение и роль. Перед сохранением особенно внимательно проверьте email: он используется для идентификации и получения одноразового кода.

Перед удалением учётной записи проверьте участие пользователя в пространствах, группах и проектах. После создания или изменения роли выполните контрольный вход либо попросите пользователя подтвердить доступ к ожидаемым разделам.

13.2. Подключения организации

Администратор может создавать и изменять определения подключений к разрешённым внешним системам, задавать способ авторизации, доступные инструменты и аудиторию.

Рекомендуемый порядок:

1. создайте подключение и укажите его назначение;
2. внесите адрес внешней системы;
3. выберите предусмотренный способ авторизации;
4. введите секретные значения только в предназначенные поля;
5. сохраните конфигурацию;
6. выполните проверку соединения;
7. ознакомьтесь с обнаруженными действиями;
8. разрешите только необходимые действия;
9. назначьте аудиторию через группы доступа;
10. проверьте результат на тестовой учётной записи.

Если используется OAuth 2.0, следуйте указаниям интерфейса по Client ID, Client Secret и Redirect URI (Callback URL). Не заменяйте адрес возврата произвольным значением и не передавайте Client Secret пользователям.

13.3. Группы доступа к подключениям

Группа доступа определяет пользователей, которым доступно одно или несколько подключений.

Перед изменением группы:

1. проверьте её текущее использование;
2. добавьте или исключите пользователей;
3. сохраните изменение;
4. проверьте итоговый состав;
5. убедитесь, что доступ тестового пользователя соответствует ожидаемому.

Удаление группы может изменить доступ к связанным подключениям. Перед удалением изучите список зависимостей.

13.4. Правила работы с секретами

• не помещайте секреты в название или описание подключения;
• не передавайте их в чат и по обычной электронной почте;
• не делайте снимок экрана с видимым секретом;
• после замены секрета отзовите прежнее значение во внешней системе;
• после изменения авторизации повторите проверку соединения и пользовательский сценарий;
• выдавайте доступ только требуемой аудитории и только к необходимым действиям.